Private Label-klantportaal

Stap 3 – kies je modellen en lever je voorbeelden aan

Wanneer stuur je jouw keuzes en screenshots? Eerst dien je jouw aanvraag in en rond je de afgesproken startbetaling af. Ruby nodigt je vervolgens uit voor jouw klantportaal. In stap 2 deelt Ruby de overeenkomst; je stuurt die ondertekend terug. Daarna volgt stap 3: kiezen en aanleveren.

Heb je al een goedgekeurd zakelijk account en catalogustoegang? Dan kun je je vooraf alvast oriënteren. Bewaar modelreferenties en maak eventueel screenshots van de modellen, materialen en kleuren die je aanspreken. Noteer alvast je gewenste aantallen, kleurverdeling, logo- of labelwensen en vragen. Je hoeft dit niet met je eerste aanvraag mee te sturen.

Stuur je screenshots en voorbeelden bij stap 3 als reactie in jouw bestaande projectgesprek in het klantportaal. Voeg ze daar als bestanden toe en vermeld je project- of ordernummer. Gebruik hetzelfde gesprek voor vragen en aanvullingen. Start hiervoor geen nieuwe aanvraag.

Vul vervolgens het productspecificatieformulier via de link in je werkmap in voor de modelreferenties, materiaal- en kleurcodes, maten en aantallen per uitvoering. Voeg daar de gevraagde logo- en ontwerpbestanden bij. Download je ingevulde pdf en vermeld het inzendnummer in hetzelfde projectgesprek. Je hoeft de volledige specificatie niet opnieuw in de chat over te typen.

Ruby controleert daarna je aanlevering en stemt de haalbaarheid af met de leverancier. Screenshots zijn voorbeelden en nog geen definitief productieakkoord. De aangewezen offerte en ontwerp- of sampleversie keur je later afzonderlijk goed. De catalogussen en richtprijzen zijn uitsluitend voor goedgekeurde zakelijke accounts.

In je werkmap: catalogus kiezen, specificaties invullen en akkoord geven

Volg de zeven stappen hierboven. Bij stap 3 voeg je screenshots en voorbeelden toe in hetzelfde projectgesprek. De definitieve codes, maten, aantallen en oorspronkelijke ontwerpbestanden lever je via het productspecificatieformulier aan. Bewaar de gedownloade pdf en vermeld het inzendnummer in jouw project. Ruby wijst de definitieve versie aan. Bij wijzigingen volgt een nieuwe versie en waar nodig opnieuw akkoord.

Het invullen of versturen van je wensen is nog geen definitieve bestelling of productieopdracht. Een startbetaling is geen ontwerpgoedkeuring. De raamovereenkomst onderteken je apart zoals Ruby die aanbiedt. Het orderakkoord wordt als bericht bewaard; dit is geen aparte digitale handtekeningfunctie. Productie begint pas als alle benodigde gegevens, ondertekende afspraken, goedkeuringen en betalingen voor die fase compleet zijn.

Je hoeft de gegevens niet óók in een los leeg PDF-formulier over te schrijven. Waar nodig voegt Ruby een definitieve opdrachtbijlage toe. Bewaar de offerte, aangewezen ontwerpversie, akkoordverklaringen en ondertekende overeenkomst ook zelf.

Vaste orderafspraken en ontvangstcontrole

Eén projectnummer en controle vóór productie

Gebruik bij aanvraag, betaling, werkmap, offerte, ontwerpbestanden en eventuele klacht steeds hetzelfde aanvraag- of ordernummer. Ruby koppelt de documenten en vermeldt de definitieve versies. Vóór productie controleren we product en uitvoering, kleuren en aantallen, prijs en inbegrepen kosten, benodigde veiligheidsdocumentatie, definitieve ontwerp-/samplegoedkeuring, ondertekende afspraken en betaling. Een ontbrekend onderdeel betekent dat die fase nog niet kan starten.

Als je tijdelijk niet reageert

Als gegevens, keuzes of goedkeuring ontbreken, kan Ruby het betreffende werk pauzeren en je laten weten wat nog nodig is. Stilte geldt nooit als akkoord. De planning schuift waar nodig op. Bij hervatting controleren we opnieuw materiaalbeschikbaarheid, productiecapaciteit en de geldigheid van de offerte. Eventuele nieuwe prijzen, extra werkzaamheden of kosten worden eerst aan je voorgelegd; ze worden niet stilzwijgend toegepast. Reeds bevestigde prijsafspraken en wettelijke rechten blijven gelden. Er volgt geen automatische annulering of vernietiging van jouw zaken.

Eigen verzendlabel binnen Nederland

Voor de verzending vanaf Ruby’s Corner naar een adres binnen Nederland kun je na voorafgaande afstemming zelf een vervoerder kiezen en een geldig, betaald verzendlabel aanleveren. Stem vóór aanschaf af welke pakketmaten, gewicht, afhaalwijze en eventuele verzekering nodig zijn. Controleer het afleveradres en de voorwaarden/dekking van jouw vervoerder. Dit betreft de afgesproken Nederlandse vervolgzending; niet automatisch het fabriekstransport of de invoer.

Bij deze zakelijk overeengekomen verzending met jouw eigen label en vervoerder ligt het transportrisico, voor zover wettelijk toegestaan, bij jou vanaf aantoonbare overdracht van de correct verpakte en geadresseerde zending. Je regelt zelf verzekering, het vervoersonderzoek en de claim bij je vervoerder of labelaanbieder. Ruby verstrekt redelijkerwijs beschikbare verzend- en overdrachtsgegevens. Eigen fouten van Ruby, zoals een aan haar toerekenbare verpakkingsfout, verkeerde inhoud of foutieve overdracht, blijven voor haar rekening voor zover rechtens vereist. Een eigen label sluit een gegronde productklacht niet uit.

Schade, ontbrekende aantallen of een afwijking melden

• Controleer de levering zo snel als redelijkerwijs mogelijk. Noteer bij zichtbare schade waar mogelijk een voorbehoud bij de bezorger.
• Meld in dezelfde werkmap het project-/ordernummer, ontvangstdatum, track-and-trace, artikel-/batchnummer, aantallen verwacht en ontvangen en een concrete beschrijving.
• Maak duidelijke foto’s van het hele pakket, verzendlabel, buiten- en binnenverpakking, producten en de schade of afwijking. Bewaar de verpakking en betrokken artikelen voor onderzoek. Een uitpakvideo mag helpen, maar is geen verplichte voorwaarde om een klacht te kunnen melden.
• Bij een eigen label meld je vervoersschade of verlies ook direct bij jouw vervoerder/labelaanbieder, volgens hun claimtermijnen. Bij verzending die Ruby regelt, meld je dit bij Ruby zodat zij het onderzoek met haar vervoerder kan starten.
• Ruby beoordeelt samen met jou of het om transport, een tekort, verkeerde levering, productieafwijking of een veiligheidsprobleem gaat. Daarna bevestigen we de passende oplossing, zoals herstel, vervanging, nalevering of een andere wettelijk of samen overeengekomen oplossing. Een vervoersonderzoek schort wettelijke rechten niet automatisch op.
• Verborgen gebreken meld je zo snel mogelijk na ontdekking. Bij een mogelijk onveilig product stop je gebruik en verkoop van de betrokken artikelen en meld je dit direct. Retourneer, herstel of vernietig niets zonder overleg, behalve wanneer wet of dringende veiligheid dit verlangt.

Bewaren en onderbouwing

In de klantwerkmap bewaren we klantgerichte afspraken en gedeelde bestanden. Interne inkoopprijzen, fabrieksfacturen en vertrouwelijke onderzoeken horen in de interne administratie; wettelijk noodzakelijke veiligheidsinformatie wordt wel verstrekt. Koppel relevante productdocumenten aan materiaal, model en batch. Bewaar zelf kopieën van de definitieve offerte, ontwerp-/sampleversie, akkoorden en getekende overeenkomst. Het portaal vervangt geen eigen administratie.