Veelgestelde vragen over Private Label

Je laat producten maken met jouw eigen uitstraling, naam, label of ontwerp. De mogelijkheden verschillen per product en gewenste uitvoering.

Private Label begint bij minimaal 100 stuks. Het product en de leverancier kunnen een hogere minimale afname vereisen. Soms is een verdeling zoals 50 beige en 50 roze binnen 100 stuks mogelijk. Ruby bevestigt vooraf de minimale afname, mogelijke verdeling en prijs voor jouw opdracht.

Ja. Je moet zelf de rechten op het aangeleverde ontwerp hebben of toestemming voor het gebruik. We stemmen af welk bestand voor de gekozen productie geschikt is.

Bestaande modellen, stoffen, kleuren en combinaties blijven niet-exclusief, ook als ze nog niet online staan. Een concreet overeengekomen unieke ontwerpuitwerking kan exclusief voor jouw collectie worden gebruikt; we leggen vast welke versie en welk gebruik dat betreft.

Voorbeeld: een hartje. Een algemeen hartje, een rondje met een standaard hartje erop of alleen een andere kleur maakt het basisproduct binnen onze samenwerking niet exclusief. Zulke algemene vormen en thema’s kunnen ook door anderen worden bedacht en gebruikt. Bestaande rechten van derden blijven wel gelden.

Een speciaal voor jouw collectie uitgewerkte hartjesillustratie met een eigen lijnvoering, bijzondere accenten en een herkenbare compositie kan wél als concrete exclusieve ontwerpuitwerking worden afgesproken. We leggen dan vast om welk ontwerpbestand of welke afbeelding, versie, producten en gebruik het gaat. Ruby’s Corner biedt die overeengekomen uitwerking niet identiek aan een andere klant aan. Het algemene thema ‘hartjes’, het basisproduct, de stof en de kleur worden daardoor niet exclusief. Een paar toegevoegde accenten geven niet automatisch recht op exclusiviteit of wettelijke bescherming; die beoordeling en de concrete afspraak staan los van elkaar. We kunnen niet garanderen dat derden nooit zelfstandig iets vergelijkbaars maken.

Een sample laten maken is uitsluitend nodig bij de ontwikkeling van een nieuw eigen model. Voor zo’n nieuw model is de samplefase verplicht en kost deze €150 excl. btw, los van de €250 excl. btw ontwerpstart. Bij bestaande modellen is geen sampletraject nodig. De sample van jouw nieuwe model beoordeel je via foto en video. Die fase onderzoekt de haalbaarheid en geeft geen garantie dat de gewenste uitvoering gemaakt kan worden. Extra pogingen worden alleen na jouw akkoord uitgevoerd. Fysiek toesturen kost extra en verlengt het traject. De afgesproken kosten voor uitgevoerd werk staan los van een latere productbestelling; wettelijke rechten bij een tekortkoming blijven bestaan.

Een nieuw traject met een bestaand model begint met €45 opstart en verplicht €45 labelontwerp: samen €90 excl. btw. Andere stoffen en kleuren zijn een extra dienst van €150 excl. btw. Een nieuwe ontwerpstart kost €250 excl. btw voor intake, één eerste voorstel en één correctieronde. Daarbij is een samplefase van €150 excl. btw verplicht, los van de ontwerpstart. Labelproductie, verdere ontwikkeling, producten en transport worden afzonderlijk bevestigd. Onderdelen die al in jouw bevestigde opdracht zitten, betaal je niet dubbel.

Inkoop en productie beginnen pas nadat alle voor die fase afgesproken bedragen zijn ontvangen, de benodigde overeenkomst is vastgelegd en de definitieve specificaties aantoonbaar zijn goedgekeurd. Alleen de opstartvergoeding betalen is geen productieopdracht en een factuur alleen is geen ontwerpgoedkeuring.

Vul eerst het aanvraagformulier op onze website in met jouw bedrijf, producten, ontwerp, kleuren, aantallen en planning. Rond daarna de betaling voor de gekozen intake of startfase af. Gebruik hetzelfde e-mailadres bij je aanvraag en betaling. Na ontvangst koppelt Ruby beide aan elkaar en krijg je een uitnodiging voor jouw klantportaal. Je hebt vooraf geen portaalaccount nodig. Twijfel je welk traject past? Stel eerst je vraag; een korte vraag is gratis.

Vertel welke producten je zoekt, de aantallen per ontwerp, gewenste kleuren, jouw bedrijf en land en je planning. Geef aan of je al een logo of ontwerp hebt.

Bij je eerste websiteaanvraag kun je een bestandslink toevoegen. Na ontvangst van je aanvraag en startbetaling ontvang je een uitnodiging voor de werkmap in het klantportaal. Daar kun je je originele logo, ontwerpen en andere bestanden uploaden. Stuur vervolgvragen en nieuwe versies in hetzelfde projectgesprek, zodat de afspraken bij elkaar blijven. Een wijziging is pas definitief na uitdrukkelijk akkoord.

Ruby vraagt de fabriek om een richtlijn voor de productie en geeft de beschikbare planning door. Genoemde productie-, sample-, transport- en levertijden zijn schattingen, geen gegarandeerde leverdata. Ook een doorgegeven of door de fabriek bevestigde planning blijft een richtlijn, tenzij Ruby’s Corner zelf uitdrukkelijk schriftelijk een bindende uiterste leverdatum heeft aanvaard.

De doorlooptijd is afhankelijk van onder meer de fabriek, materiaalbeschikbaarheid, vervoerders, overslag, douanecontroles en inklaring. Goederen kunnen al in Nederland zijn en toch nog weken op vrijgave bij de douane wachten. Daardoor kan de uiteindelijke levering meerdere weken afwijken van de verwachte planning. Ruby informeert je over relevante vertragingen zodra daarover betrouwbare informatie beschikbaar is. Wettelijke rechten en verplichtingen blijven van toepassing.

Bestel herhaalorders ruim op tijd. Ook bij een bestaand product moet opnieuw productiecapaciteit, materiaal en transport worden geregeld. Ga er niet van uit dat een herhaalorder direct beschikbaar is of even snel aankomt als een vorige bestelling. Houd extra voorraad- en planningsruimte aan en wacht bij voorkeur niet tot je voorraad bijna op is. Een gewenste ontvangstdatum of deadline van jouw klant is zonder uitdrukkelijke aanvaarding door Ruby geen levergarantie.

Neem zo snel mogelijk contact op. Na opdrachtbevestiging en de start van speciaal bestelde of gemaakte productie kun je niet eenzijdig annuleren, wijzigen of retourneren vanwege gewijzigde wensen. Een toegestane wijziging kan extra kosten en vertraging geven. Wettelijke rechten bij tekortkomingen blijven bestaan.

Ja. Lees eerst de informatie op de Private Label-pagina. Een eenvoudige vraag is gratis; uitgebreid uitzoekwerk en leveranciersoverleg starten binnen het bevestigde betaalde traject.

Dien eerst het websiteformulier in en kies daarna op de trajectproductpagina jouw start en de extra werkzaamheden. Het keuzemenu toont het totaal en neemt de gekozen diensten samen mee naar de checkout. Voor een nieuw eigen ontwerp betaal je de afgebakende ontwerpstart; de verplichte samplefase kost €150 excl. btw en wordt vóór het samplewerk apart betaald. Pas bij een haalbaar, goedgekeurd resultaat volgt de aparte productofferte. Die productbestelling betaal je later volgens de afgesproken voorwaarden. Opstart betalen is geen productieopdracht.

Ruby deelt de toepasselijke raamovereenkomst persoonlijk in je projectgesprek na de start van je traject. Download de PDF, vul je bedrijfsgegevens in, onderteken alle benodigde delen en voeg de ondertekende PDF toe als reactie in hetzelfde gesprek. Uitwerking, sample- of productieopdrachten beginnen pas wanneer de benodigde overeenkomst, gegevens en betalingen voor die fase compleet zijn. Voor iedere vervolgorder blijven aparte orderafspraken nodig.

Herhaalbestellingen van hetzelfde product en label worden zonder nieuwe opstartkosten verwerkt. Ook een nieuwe kleurvariant binnen hetzelfde model leidt op zichzelf niet tot nieuwe opstartkosten. Een ander model, een gewijzigd label of daadwerkelijk extra ontwerp- of uitzoekwerk kan alleen na voorafgaande afspraak apart worden berekend. Product-, labelproductie- en transportkosten worden per bestelling bevestigd; inbegrepen onderdelen betaal je niet dubbel.

Controleer aantallen, zichtbare schade en duidelijke afwijkingen zo snel als redelijkerwijs mogelijk. Meld problemen met ordernummer en foto’s; verborgen gebreken of veiligheidsproblemen zo snel mogelijk na ontdekking. Ontwerpgoedkeuring sluit een gegronde klacht over wezenlijke afwijkingen, gebreken of onveilige producten niet uit. Overleg met Ruby over onderzoek en een passende oplossing.

Je mag na levering niet zonder voorafgaande schriftelijke afstemming met Ruby’s Corner onderdelen toevoegen, verwijderen, vervangen of verlengen, de constructie wijzigen of het product anders verpakken. Dit geldt bijvoorbeeld voor extra touwtjes, koorden, lussen, lintjes, kralen, clips, bevestigingen en andere decoraties. Ook borduren, bedrukken en andere personalisatie moeten vooraf worden afgestemd en mogen de veiligheid, werking en verplichte productinformatie niet aantasten.

Bij veiligheidskritische wijzigingen is vóór uitvoering en verdere verkoop een passende beoordeling van het gewijzigde product nodig. Schriftelijke toestemming alleen vervangt die beoordeling niet. Waar nodig leggen we de toegestane uitvoering, verantwoordelijke partij en vereiste controles vast in een aanvullende product- of personalisatieafspraak.

De klant draagt, voor zover wettelijk toegestaan, de verantwoordelijkheid en aantoonbare schade en kosten die door haar eigen zelfstandige wijzigingen, onjuist gebruik of onjuiste verkoopinformatie ontstaan. Ruby’s Corner is niet verantwoordelijk voor schade voor zover die aantoonbaar door zulke wijzigingen van de klant of diens ingeschakelde derden is veroorzaakt en niet aan Ruby’s Corner is toe te rekenen. Ruby’s Corner blijft verantwoordelijk voor eigen toerekenbare fouten en niet-uitsluitbare wettelijke verplichtingen. Een substantiële wijziging kan voor de wijzigende partij fabrikantverplichtingen meebrengen.

Verplichte waarschuwingen, identificatie, batchgegevens, labels en bijbehorende veiligheidsinformatie moeten behouden, zichtbaar en leesbaar blijven. Een eigen merklabel vervangt die informatie niet. Presenteer het gewijzigde product niet zonder beoordeling als geschikt voor ander gebruik of een andere leeftijd.

Een eigen vervoerder of verzendlabel kan na afzonderlijke afspraak; verzendkosten en transportrisico worden per order vastgelegd.

Een kort bericht via social media blijft mogelijk. Voor het project gebruiken we het klantportaal als vaste plek. Belangrijke afspraken uit een ander gesprek vatten we daar samen en laten we bevestigen. Bij een tijdelijke storing of na onderlinge afspraak kan e-mail als alternatief dienen.

Na je aanvraag en startbetaling ontvang je een uitnodiging. Het klantportaal is onze gezamenlijke werkmap: per project houden we berichten, bestanden, ontwerpen, wijzigingen, goedkeuringen en het contract bij elkaar. Reageer steeds in hetzelfde projectgesprek. Interne administratie van Ruby’s Corner hoort niet bij de gedeelde werkmap.

Private Label binnen bijna alle hoofdlijnen van onze webshop. Een groot deel van de producten uit onze actuele webshop is in principe ook voor Private Label aan te vragen. Denk aan een eigen label of logo, beschikbare kleuren en stoffen of een eigen ontwerp binnen de mogelijkheden van het product. We streven ernaar dit steeds verder uit te breiden naar vrijwel het hele eigen assortiment.

Dit betekent niet dat ieder artikel, iedere uitvoering of ieder merk dat bij een leverancier of verkooppunt ligt ook als Private Label beschikbaar is. Voor sommige haarspeldjes, oudere winkelartikelen en overige leveranciersproducten gelden uitzonderingen. Ruby bevestigt per aanvraag het model, de mogelijkheden, minimale aantallen, benodigde documentatie en kosten vóórdat de betreffende opdracht definitief wordt bevestigd.

Dit is een overzicht van aanvraagmogelijkheden, geen garantie dat elk genoemd artikel direct leverbaar is of al tot het assortiment behoort. Een aanvraag kan ook ontwikkeling vragen. Uitvoering, aantallen, veiligheids- en voedselcontactvereisten en levertijd worden per product gecontroleerd en bevestigd. Onvoldoende onderbouwde of niet-toegestane uitvoeringen worden niet aangeboden.

Kleine productieverschillen. Tussen een foto, sample en uiteindelijke productie, tussen afzonderlijke artikelen en tussen productiebatches kunnen geringe, gebruikelijke en technisch redelijkerwijs onvermijdelijke verschillen voorkomen. Denk aan tint, stofstructuur, patroonplaatsing, stiksel, maat, positie van borduring of print en afwerking. Scherminstellingen en lichtval kunnen een kleur anders laten lijken.

Dit is alleen aanvaardbaar wanneer het product wezenlijk aan de bevestigde afspraken voldoet, bruikbaar is en veilig blijft. Eventuele meetbare toleranties leggen we per product vooraf vast; er geldt niet automatisch een algemeen percentage of aantal centimeters. Een ander materiaal, andere constructie of wezenlijk afwijkende kleur of uitvoering wordt niet zonder nieuw akkoord vervangen. Ontwerpgoedkeuring neemt het recht om een werkelijk gebrek, wezenlijke afwijking of veiligheidsprobleem te melden niet weg.

Bedrukking, slijtage en onderhoud. Bedrukking, waaronder UV-print, en andere afwerkingen kunnen na verloop van tijd door normaal gebruik slijten. Intensief gebruik, wrijving, krassen, vallen, langdurige hitte, schurende middelen, agressieve reiniging of gebruik in strijd met de productinstructies kunnen slijtage of schade versnellen. Volg steeds de instructies van het specifieke product; geschiktheid voor vaatwasser, magnetron of sterilisatie wordt niet voor alle artikelen verondersteld. Waar handwas is voorgeschreven of aanbevolen, houd je die instructie aan en geef je deze mee aan je eigen klanten.

Normale, redelijkerwijs te verwachten slijtage is niet automatisch een productgebrek. Schade komt niet automatisch voor rekening van Ruby wanneer zij aantoonbaar door verkeerd gebruik of onderhoud ontstaat. Vroege of ongebruikelijke slijtage, loslatende print, onveilige afgifte of een afwijking van de afgesproken kwaliteit blijft wel meldbaar en wordt beoordeeld. Bij een vermoeden van onveiligheid stop je het gebruik of de verkoop van de betrokken artikelen en meld je dit direct met batchgegevens en foto’s. Wettelijke rechten en verantwoordelijkheden blijven gelden.

Updates over jouw bestelling. Ruby informeert je zodra er een relevante nieuwe update beschikbaar is of jouw bestelling is binnengekomen. Herhaaldelijk vragen naar dezelfde status zonder nieuwe informatie versnelt productie, transport of douaneafhandeling niet. Het beantwoorden van die berichten kost tijd die nodig is voor de begeleiding en afhandeling van alle opdrachten. Reageer daarom bij voorkeur in hetzelfde projectgesprek en wacht een aangekondigde update af. Heb je nieuwe informatie, een probleem of een dringende veiligheidsmelding? Geef dat wel direct door. Deze werkwijze beperkt geen wettelijke rechten of afgesproken informatieverplichtingen.

Veiligheidskaartjes horen bij het product. Ruby’s Corner levert producten waarvoor een veiligheidskaartje wordt gebruikt met het kaartje aan het product bevestigd. Wij sturen deze kaartjes niet los mee om ze later zelf toe te voegen. Op het kaartje, label of de sticker staan de bijbehorende veiligheidsgegevens en/of de verwijzing naar aanvullende productinformatie.

Bij wederverkoop en eventuele herverpakking moet het bevestigde kaartje bij het product blijven. Verwijder het niet, maak het niet los om het apart mee te geven en dek verplichte informatie niet af. Laat ook waarschuwingen, identificatie, batchgegevens en labels intact, leesbaar en met het juiste artikel verbonden. Een eigen merklabel of eigen verpakking vervangt deze informatie niet. Een QR-code is aanvullende toegang tot informatie en vervangt niet de gegevens of waarschuwingen die volgens de toepasselijke regels op het product, de verpakking of een begeleidend document moeten staan.

Wij leggen bij verzending met foto’s vast hoe de producten zijn aangeleverd, inclusief de bevestigde kaartjes en aanwezige veiligheidsinformatie, en bewaren dit bij onze administratie. Deze vastlegging ondersteunt de controle op wat is geleverd. Ontbreekt een kaartje of is het beschadigd of onleesbaar? Verkoop het betrokken artikel niet verder en neem eerst contact op met Ruby voor de juiste informatie of een vervanging. Verwijdering kan gevolgen hebben voor veiligheid en verantwoordelijkheid, maar laat niet-uitsluitbare wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheid voor eigen fouten van Ruby’s Corner bestaan.

Definitief akkoord is de basis voor uitvoering. Controleer de aangewezen definitieve foto, ontwerpversie of sample zorgvuldig, samen met de afgesproken productgegevens en offerte. Geef uitdrukkelijk aan welke versie je goedkeurt. Na de wederzijds bevestigde opdracht en jouw definitieve akkoord kun je het goedgekeurde ontwerp of de uitvoering niet eenzijdig terugdraaien omdat je later iets anders wilt. Een wijziging kan alleen als Ruby en de producent deze nog kunnen en willen aanvaarden; eventuele extra kosten en vertraging spreken we vooraf af. Productie start pas wanneer de benodigde gegevens, afspraken, goedkeuringen en betalingen compleet zijn.

Private Label is geen vrijblijvende proefbestelling. Speciaal voor jouw merk gemaakte of bestelde producten worden niet retour genomen of terugbetaald wegens gewijzigde wensen, spijt, tegenvallende verkoop of omdat je de eerder goedgekeurde uitvoering later toch anders wilt. Betaald en uitgevoerd of onherroepelijk besteld maatwerk-, ontwerp- en samplewerk wordt niet terugbetaald uitsluitend omdat je niet verder wilt. Deze afspraken sluiten een gegronde klacht of wettelijk recht wegens een werkelijk gebrek, verkeerde levering, wezenlijke afwijking van de goedgekeurde uitvoering of onveiligheid niet uit. Een definitief akkoord maakt zulke problemen niet automatisch jouw verantwoordelijkheid.

Productveiligheid en controles. Ruby’s Corner werkt volgens de toepasselijke productveiligheidsregels en richtlijnen. Waar nodig laten wij producten testen of keuren; dit verschilt per product. We werken met zorgvuldig geselecteerde stoffen, waaronder OEKO-TEX®-gecertificeerde stoffen, en houden de bijbehorende productinformatie en beschikbare materiaal- en testrapporten zelf bij.

Veilig gebruik. Bij ieder product horen passende gebruiks-, onderhouds- en veiligheidsinstructies. Lees deze vóór gebruik en geef ze bij doorverkoop door aan jouw klant. Volg altijd de instructies van het betreffende product, waaronder eventuele waarschuwingen over slapen en toezicht.

Het QR-veiligheidskaartje hoort erbij. Het bijgeleverde veiligheidskaartje moet bij doorverkoop aan het product bevestigd blijven. Verwijder of vervang het niet door alleen een eigen merkkaartje. Zo krijgt de uiteindelijke klant de juiste gebruiks-, onderhouds- en veiligheidsinformatie. De QR-code geeft aanvullende uitleg; verplichte informatie blijft ook op het product, de verpakking of het begeleidende kaartje staan. Geef de waarschuwingen ook door in je eigen verkoopinformatie.

Rapporten en controles. Onze volledige interne rapporten worden niet standaard met klanten gedeeld, omdat daarin ook vertrouwelijke leveranciers- en productiegegevens staan. Vraagt de NVWA of een andere bevoegde toezichthouder bij een controle om documentatie? Verwijs die instantie dan naar Ruby’s Corner. Wij verzorgen rechtstreeks de afhandeling en verstrekken de vereiste documenten. Informatie die jij als zakelijke afnemer wettelijk nodig hebt, blijft beschikbaar; vertrouwelijke gegevens schermen we waar toegestaan af.